「スプレッドシートで管理しているけど、シートが増えすぎて誰が何を管理しているかわからなくなってきた」という話はよく聞きます。BIツールへの移行を考えているけど、今の運用を壊したくないという不安もあると思います。この記事では、スプレッドシートからBIツールへ移行するときの現実的な手順を説明します。
移行ではなく「重ねる」という考え方 ¶
最初に伝えておきたいのは、スプレッドシートをすぐに捨てる必要はないということです。多くのBIツールはGoogleスプレッドシートに直接接続できるので、今あるシートをそのまま使いながら、BIツールで可視化するところから始められます。「移行」というより「重ねる」イメージです。既存の運用を壊さずに始められるので、リスクが低いです。
まず1つのダッシュボードを作る ¶
最初から全部のデータをBIツールに移そうとすると、途中で止まります。まず1つ、「毎週手作業で作っているレポート」をBIツールで自動化することから始めてください。週次の売上レポートでも、広告費用対効果のまとめでも構いません。1つ完成すると、次に何を自動化したいかが自然に見えてきます。
データの整理は移行前にやっておく ¶
スプレッドシートのデータが整理されていないと、BIツールに接続しても正しく集計できません。特に、日付のフォーマットが統一されていない、同じ項目に複数の表記が混在しているといった問題は、移行前に解消しておくことをおすすめします。BIツールの導入をきっかけに、データの整理ルールをチームで決める機会にするのが理想的です。
チームへの展開は段階的に ¶
BIツールを一度に全員に展開しようとすると、使い方がわからない人が出てきて混乱します。まず1-2名が使い始めて、ダッシュボードを完成させてから他のメンバーに共有する順番が現実的です。「見るだけ」のメンバーは権限を閲覧のみに設定しておくと、誤操作の心配がなくなります。
スプレッドシートからBIツールへの移行は、一度にやる必要はありません。まず1つのレポートを自動化して、その効果を実感してから次に進む。その繰り返しで、気づいたら手作業の集計がほとんどなくなっているチームが多いです。